Blog del grupo GESTIÓN DEL TIEMPO

GESTIÓN DEL TIEMPO

MANUAL PARA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO:

 CIEN PRINCIPALES ACCIONES PARA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 

1.   ACOSTÚMBRESE A CERRAR SU PUERTA CUANDO NO DEBA O NO DESEE SER MOLESTADO.

2.   ADAPTE LAS REGLAS A SU MANERA DE SER, PERO NO INTENTE ENGAÑARSE: FLEXIBILIDAD NO ES IGUAL A INOPERANCIA O PEREZA.

3.   APRENDA A DECIR NO A LOS DEMÁS Y SÍ A USTED MISMO. EDULCORE LA NEGATIVA DE FORMA EDUCADA, PERO HÁGALO. RECUERDE QUE EL TIEMPO QUE MALGASTA ES EL SUYO.

4.   APRENDA A DICTAR AL ORDENADOR.

5.   APRENDA A LEER DE LA FORMA MÁS RÁPIDA QUE SU ORGANISMO PERMITA.

6.   APRENDA A SELECCIONAR LA LECTURA QUE ES ÚTIL, EVITANDO:

6.1.  ESTAR SOBREINFORMADO EN CUALQUIER ASPECTO, EN ESPECIAL LOS NO BÁSICOS.         

6.2.  HOJEAR DOCUMENTACIÓN O REVISTAS NO INDISPENSABLES.   

6.3.  LEER SOBRE ASPECTOS REINCIDENTES O SOBRE ASPECTOS DONDE SU FORMACIÓN YA ES SUFICIENTE.

7.   APROVECHE SUS BIORRITMOS MÁS POSITIVOS PARA HACER LAS TAREAS MÁS COMPLEJAS Y LOS OBJETIVOS / ACCIONES MÁS IMPORTANTES, DEJANDO LAS TAREAS MÁS SENCILLAS, TRIVIALES O RUTINARIAS PARA LOS MOMENTOS MÁS BAJOS.

8.   ATIENDA Y RESUELVA LOS CONFLICTOS Y CRISIS, ANTES DE QUE SE CONVIERTAN EN UN INCENDIO DE MAYORES CONSECUENCIAS O INCLUSO INCONTROLABLES.

9.   COMBATA LOS HÁBITOS RUTINARIOS QUE NOS HACEN PERDER, AL PARECER, TRES HORAS AL DÍA COMO PROMEDIO.

10.             COMBATA Y ELIMINE LOS MITOS QUE LE ACECHARÁN O INCLUSO LE ECHARÁN EN CARA:

10.1.                  “LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ES UNA CONDUCTA OBSESIVA”. LA ANGUSTIA DESORDENADA -  COMPULSIVA, LA TIENEN LOS QUE NO PLANIFICAN, PORQUE NO TIENEN TIEMPO PARA NADA.

10.2.                  “LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO SE COME LA ESPONTANEIDAD, LA IMAGINACIÓN Y LA IMPROVISACIÓN”.       
LA IMPROVISACIÓN ES LA CAUSANTE DE LOS MAYORES ERRORES EN LA CONDUCTA HUMANA, PORQUE SE SUELE UTILIZAR COMO REGLA PARA ACTUAR DE FORMA RE-ACTIVA BAJO PRESIÓN, EN LUGAR DE PREVENIR DE FORMA PRO-ACTIVA SIN PRESIÓN ALGUNA.

10.3.                  EL TERCER MITO ES “ECHARLE LA CULPA A LOS DEMÁS DE NUESTRAS PÉRDIDAS DE TIEMPO”: IDENTIFIQUE CÓMO INFLUYEN LOS DEMÁS EN NUESTRA CAPACIDAD DE ADMINISTRAR EL TIEMPO Y PROCURE ELIMINAR O MODERAR EL IMPACTO QUE LE PUEDAN PRODUCIR. POR EJEMPLO CONCENTRANDO LAS INTERRUPCIONES EN UN HORARIO PREFIJADO.

11.             COMO REGLA GENERAL, HAGA PRIMERO LAS COSAS NECESARIAS, AUNQUE SEAN DESAGRADABLES, INCÓMODAS Y LE EXIJA UN ESFUERZO, EN LUGAR DE LAS DESEABLES.

12.             CONCÉNTRESE EN LA ACCIÓN QUE SE ESTÁ LLEVANDO A CABO, HASTA SU FINALIZACIÓN PARCIAL O TOTAL.    
DIVÍDALAS DE FORMA LÓGICA SI SON DEMASIADO GRANDES.

13.             CONTROLE EL TIEMPO EMPLEADO EN LAS REUNIONES:     

13.1.                  CANCELE AQUELLAS REUNIONES QUE POR CUALQUIER CIRCUNSTANCIA NO VAYAN A TENER EL RESULTADO ESPERADO (FALTA DEL INFORME O DE DOCUMENTACIÓN; FALTA DE ALGUNA PERSONA, ETC.)     

13.2.                  COMIENCE LAS REUNIONES ESTRICTAMENTE A SU HORA PREVISTA. CON LA FACILIDAD DE LOS MÓVILES, NO HAY RAZÓN ALGUNA PARA DAR NINGÚN TIEMPO DE MARGEN, SALVO EN SITUACIONES DE EMERGENCIA, EN CUYO CASO SE DEBE DECIDIR SI SE POSPONE O SE MANTIENE LA REUNIÓN, TENIENDO EN CUENTA LOS INTERESES DE TODOS.

13.3.                  COMUNIQUE SU CELEBRACIÓN CON LA MAYOR ANTELACIÓN POSIBLE.

13.4.                  CONCRETE EL ORDEN DEL DÍA, CON EL TIEMPO ESTIMADO PARA CADA CUESTIÓN Y SÍGALO.

13.5.                  CORTE LAS DISCUSIONES NO CONSTRUCTIVAS.         

13.6.                  EFECTÚE DE PIÉ, CON UN CAFÉ EN LA MANO, LAS REUNIONES CORTAS. ESTO EVITARÁ QUE SE EXTIENDAN. 

13.7.                  ESTABLEZCA SI SON INDISPENSABLES, NECESARIAS, PRODUCTIVAS, Y SI SE REALIZAN SIN QUEBRAR LA EFECTIVIDAD DE OTRAS PERSONAS.         

13.8.                  EVITE LAS DIVAGACIONES CON CUESTIONES TRIVIALES.    

13.9.                  EVITE QUE SE ALARGUEN MÁS DE LO ESTABLECIDO, PARA QUE LOS ASISTENTES PUEDAN ORGANIZAR SU JORNADA PREVISTA.

13.10.             HAGA UN ESTUDIO DEL TIEMPO EMPLEADO EN REUNIONES POR TODO EL PERSONAL, POR TODO UN AÑO. DECIDA SI LOS CIENTOS O MILES DE DÍAS DE TRABAJO EMPLEADOS EN DICHAS REUNIONES SON, VERDADERAMENTE, TANTO O MÁS PRODUCTIVOS QUE USÁNDOLOS PARA OTROS OBJETIVOS COMO  VENTA, ETC.

13.11.             INVITE SÓLO A LAS PERSONAS INTERESADAS Y NECESARIAS.

13.12.             NO CONVOQUE NUNCA UNA REUNIÓN DE FORMA RUTINARIA, PORQUE SEA LA COSTUMBRE.

13.13.             PROCURE HACER LAS REUNIONES RUTINARIAS AL FINAL DE LAS JORNADAS, CUANDO TODO EL MUNDO TENGA PRISAS POR MARCHARSE.

13.14.             REALICE UN ACTA, DE FORMA INMEDIATA, CON LAS ACCIONES A REALIZAR, POR QUIÉN Y CUÁNDO Y CON APROBACIÓN DE LO QUE LO REQUIERA POR LOS ASISTENTES.      

14.             CONGELE TODAS LAS ACCIONES Y GESTIONES DEL CUADRANTE III, Y PERMITA QUE SE “SOLUCIONEN” POR SÍ SOLAS.        
REVÍSELAS ENTRE UN MES A TRES MESES Y ACTÚE ENTONCES, SI LA CUESTIÓN AÚN LO REQUIRIESE.

15.             CREE UN CRONOGRAMA DE PROYECTOS - OBJETIVOS IMPORTANTES Y ADHIÉRASE A ÉL. MANTÉNGALO AL DÍA.       
HÁGALO CON OBJETIVOS A CORTO PLAZO (UNO A DOS AÑOS); MEDIO PLAZO (TRES A CINCO AÑOS); Y A LARGO PLAZO (SEIS Y MÁS AÑOS)

16.             CREE UN INVENTARIO DE ACCIONES PENDIENTES Y DELEGADAS Y CONTRÓLELO PERIÓDICAMENTE.

17.             CUANDO LE DEN INSTRUCCIONES COMPROMETEDORAS DE ACCIONES A REALIZAR Y NO SE LAS FACILITEN POR ESCRITO, PÓNGALAS USTED POR ESCRITO INDICANDO QUE ESO ES LO QUE USTED HA ENTENDIDO, Y QUE SI NO TIENE NOTICIAS EN CONTRA ACTUARÁ DE ACUERDO A LAS MISMAS.

18.             CUANDO LE PASEN “PATATAS CALIENTES”, PIDA QUE LE CONCRETEN EL OBJETIVO Y EL PROPÓSITO  QUE SE PRETENDE LOGRAR.

19.             CUESTIONES NO IMPORTANTES PARA NOSOTROS (AUNQUE APAREZCAN COMO URGENTE PARA TERCEROS), FRECUENTEMENTE SE RESUELVEN SOLAS SI LAS DEJAMOS EN ESTADO PASIVO EL TIEMPO SUFICIENTE.

20.             DÉ AVISO A CENTRALITA – RECEPCIÓN, CUANDO SU PRESENCIA NO DEBA SER EFECTIVA.

21.             DEFINA:

21.1.                  LO QUE DEBE HACER.

21.2.                  CUÁNDO DEBE HACERLO.

21.3.                  CÓMO DEBE HACERLO.

22.             DEJE DE AYUDAR A LOS DEMÁS CUANDO NO SEA NECESARIO PARA USTED, Y, SOBRE TODO, CUANDO NO SE LO HAYAN PEDIDO.

23.             DEJE QUE EL PERSONAL SUBALTERNO SE OCUPE DEL CORREO NO DESEADO (PUBLICIDAD, ETC.)

24.             DELEGUE EFICIENTEMENTE:

24.1.                  BUSQUE LA COLABORACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO.

24.2.                  DELEGUE TAREAS QUE DEBAN SER HECHAS POR PERSONAS MÁS CUALIFICADAS, TENIENDO EN CUENTA EL “OUTSOURCING”.

24.3.                  ES LA MEJOR FORMA DE LIBERAR TIEMPO PARA ACCIONES / GESTIONES MÁS IMPORTANTES.

24.4.                  HÁGALO CON RESPONSABILIDAD Y CONTROL.

24.5.                  NO HAGA TAREAS QUE PUEDAN HACER PERSONAS MENOS CUALIFICADAS: ESTARÁ PERDIENDO EL TIEMPO Y EL DINERO DE LA EMPRESA.

24.6.                  NUNCA REALICE NADA POR TERCEROS PORQUE USTED PIENSE QUE PUEDE HACERLO MEJOR Y MÁS RÁPIDAMENTE. ¡SEGURO!, PERO USTED NO ES DIOS Y NO PUEDE ESTAR DICIENDO MISA Y REPICANDO LA CAMPANA AL MISMO TIEMPO.

24.7.                  OFREZCA LA AUTONOMÍA MÁS AMPLIA QUE SEA POSIBLE.

24.8.                  REALCE EL TRABAJO DE SUS SUBORDINADOS. MOTÍVELOS.

24.9.                  RECUERDE QUE DELEGAR REQUIERE INVERTIR TIEMPO EN ENSEÑAR, MOTIVAR Y HACER UN ADECUADO SEGUIMIENTO.

24.10.             POR ÚLTIMO, RECUERDE QUE DELEGAR NO SIGNIFICA ABDICAR DE SUS RESPONSABILIDADES.

25.             DISPONGA A MANO DE TODA LA INFORMACIÓN CLAVE QUE PUEDE NECESITAR.

26.             EL EQUILIBRIO Y NUESTRO RENDIMIENTO PERSONAL AUMENTAN CUANDO PRESTAMOS ATENCIÓN A NUESTRAS NECESIDADES VITALES:

26.1.                  BÚSQUEDA DE SENTIDO Y SIGNIFICADO A NUESTRA VIDA.

26.2.                  DESARROLLO PSÍQUICO.

26.3.                  RELACIONES SOCIALES.

26.4.                  VIDA SALUDABLE.

27.             EL TELÉFONO MAL UTILIZADO PUEDE CONVERTIRSE EN EL LADRÓN DE TIEMPO NÚMERO UNO. UTILÍCELO A SU FAVOR: CONCENTRE SUS LLAMADAS Y TENGA FRASES PREPARADAS QUE PERMITAN FINALIZAR, DE FORMA EDUCADA, LAS LLAMADAS QUE SE ALARGAN SIN SENTIDO.

28.             EL TIEMPO ES NEUTRAL. AL TIEMPO LE DA IGUAL SI LO USAMOS BIEN O MAL. NOSOTROS SOMOS LOS QUE TENEMOS EL PODER Y LA DECISIÓN PARA PONER A TRABAJAR EL TIEMPO A NUESTRO FAVOR.

29.             EN CASA:

29.1.                  SI PUEDE, NO ENCHUFE LA TELE. SI LO HACE, QUE SEA PARA VER UN PROGRAMA PREVIAMENTE SELECCIONADO Y NUNCA “PARA VER QUÉ HAY”. SI HACE ESTO ÚLTIMO, NO DUDE QUE SE ENGANCHARÁ AL “TEUVEISMO”.

29.2.                  CONTROLE Y LIMITE EL TIEMPO QUE USTED Y LOS SUYO PUEDA EMPLEAR EN LOS JUEGOS DE INTERNET, GAMEBOYS, ETC. NO SE CONVIERTAN EN ADICTOS.

29.3.                  EN SU LUGAR, LEAN, PASEEN, DEBATAN, HAGAN VIDA SOCIAL. EVITARÁN CONVERTIRSE EN EXPERTOS DE NADA Y EN LADRONES DE SU PRECIADO Y ESCASO TIEMPO DE OCIO.

30.             EN GENERAL NO SE DEBERÍA PODER AHORRAR TIEMPO SI SE HACE UNA GESTIÓN ADECUADA DEL MISMO. SÓLO SE PUEDE EMPLEAR BIEN.   
POR LO TANTO, UTILICE PARA CONSEGUIRLO UNAS BUENAS TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN.

31.             ESCUCHE; PRESTE ATENCIÓN A LO QUE LE DICEN. AHORRARÁ MUCHO TIEMPO Y EVITARÁ MUCHAS MALAS INTERPRETACIONES.

32.             ES FUNDAMENTAL QUE NOS DEDIQUEMOS TIEMPO A NOSOTROS MISMOS, YA QUE SOMOS LA PRINCIPAL HERRAMIENTA DE PRODUCCIÓN QUE POSEEMOS.

33.             ES NECESARIO SER POSITIVO Y OPTIMISTA EN TODO MOMENTO, Y, MUY EN ESPECIAL, EN LAS SITUACIONES DE CRISIS.

34.             ESCRIBA EN EL P. C. CON EL SISTEMA DE MECANOGRAFÍA CIEGO.

35.             ESTABLEZCA OBJETIVOS POSITIVOS Y REALIZABLES, POR PRIORIDADES, EVALUANDO, CON SINCERIDAD, LOS RESULTADOS DE FORMA CONTINUA. COMPRUEBE A QUE ACTIVIDADES DEBERÍA DEDICAR MÁS TIEMPO Y A CUÁLES DEBERÍA DEDICAR MENOS.

36.             ESTABLEZCA TIEMPOS Y FECHAS LÍMITES ALCANZABLES, TENIENDO EN CUENTA UN TIEMPO CONCRETO, PROMEDIO, PARA LOS IMPREVISTOS IMPORTANTES (10%).

37.             EVITE ENROLLARSE Y QUE OTROS SE ENROLLEN CON USTED:   

37.1.                  HABLANDO POR TELÉFONO.   

37.2.                  EXPONIENDO SUS IDEAS.         

37.3.                  EN LAS REUNIONES.

38.             EVITE LA DILACIÓN Y EL DEJARLO PARA MAÑANA U OTRO MOMENTO. ELLO EVITARÁ QUE DUPLIQUE SUS ESFUERZOS Y SU TIEMPO EN UNA MISMA ACCIÓN / GESTIÓN O TENER QUE HACER LAS COSAS DE PRISA Y MAL.

39.             EVITE LAS DISCUSIONES, SOBRE TODO LAS QUE NO CONSIGUEN NADA MÁS QUE SATISFACER SU SOBERBIA. LA SOBERBIA Y EL ÉXITO SON INCOMPATIBLES.

40.             EVITE LAS SOBREMESAS INTERMINABLES.

41.             EVITE LA TRAMPA DE LA ACTIVIDAD BASADA EN LA URGENCIA.
LO URGENTE NOS ENGANCHA; CREA DEPENDENCIA FÍSICA Y PSÍQUICA PORQUE, CUANDO ACTUAMOS EN FUNCIÓN DEL APREMIO, TENEMOS LA SENSACIÓN DE ESTAR HACIENDO LO CORRECTO. PERO CUANTO MÁS NOS DEDICAMOS A LO URGENTE, MENOS TIEMPO DISPONEMOS PARA ATENDER LO IMPORTANTE.

42.             EVITE QUE LAS COSAS SE OLVIDEN: ACOSTUMBRE A DAR INSTRUCCIONES POR ESCRITO O ASEGÚRESE QUE SE ESCRIBEN.

43.             EVITE, SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, LOS DESPLAZAMIENTOS LARGOS O EN HORAS PUNTA. UTILICE EL TRANSPORTE URBANO, EN ESPECIAL EL METRO. PROCURE VIVIR CERCA DE SU LUGAR DE TRABAJO.

44.             GANARLE TIEMPO AL TIEMPO REQUIERE DISCIPLINA Y ADQUIRIR BUENOS Y NUEVOS HÁBITOS. LO POSITIVO ES QUE ESTE GRAN OBJETIVO ESTÁ AL ALCANCE DE TODOS. ES CUESTIÓN DE PROPONÉRSELO.

45.             HAGA AVERIGUACIONES PREVIAS TELEFÓNICAS, EN RELACIÓN CON ACCIONES QUE DEBA LLEVAR A CABO CON TODO TIPO DE ADMINISTRACIONES. 
ASEGÚRESE QUE EL DEPARTAMENTO U OFICINA QUE SE VA A VISITAR ES EL ADECUADO PARA RESOLVER SU PROBLEMA CONCRETO, Y NO PIERDA EL TIEMPO YENDO DE UN SITIO PARA OTRO EN EL MISMO EDIFICIO O INCLUSO DE UN EXTREMO DE LA CIUDAD AL OTRO.

46.             HAGA MEJORES SELECCIONES DE PERSONAL:           

46.1.                  EVITE LAS PERSONAS CONFLICTIVAS (COTILLAS, MAL CARÁCTER, NEGATIVAS, ETC.); DESORDENADAS; DESPISTADAS; FUNCIONADARIAS; IMPROVISADORAS; INDISCIPLINADAS; NO CONSTANTE; NO CREATIVA; OLVIDADIZA (CARENTE DE MEMORIA).

46.2.                  A SER POSIBLE, CONTRATE PERSONAS CON EXPERIENCIA Y CON FORMACIÓN ADECUADA Y PÁGUELES ADECUADAMENTE.   

46.3.                  DESPIDA A LOS QUE NO HAYAN SUPERADO LA PRUEBA, ANTES DE QUE FINALICE DICHO PERÍODO. ES MEJOR VOLVER A EMPEZAR QUE MANTENER, POR DEJADEZ, A ALGUIEN MEDIOCRE. RECUERDE EL PRINCIPIO DE PETER.

47.             HÁGASE UN CHEQUEO MÉDICO ANUAL DE SU ORGANISMO, INCLUIDO LA DENTADURA. LE EVITARÁ FUTURAS PÉRDIDAS DE TIEMPO Y, POSIBLEMENTE, OTROS SERIOS PROBLEMAS.

48.             HAGA TODAS SUS LLAMADAS TELEFÓNICAS DE FORMA CONJUNTA, DURANTE UN PERIODO ESPECÍFICO, HABIENDO PREPARADO LAS MISMAS CON TODA LA INFORMACIÓN Y EXPEDIENTES QUE SE REQUIERAN.

49.             HAGA UNA LECTURA RÁPIDA DE LA DOCUMENTACIÓN IMPORTANTE / RELEVANTE Y EVITE EL RESTO.

50.             HAY QUE TENER LA DISCIPLINA PARA LOGRAR QUE LAS COSAS MENOS IMPORTANTES ESTÉN SUBORDINADAS A LAS MÁS IMPORTANTES, Y NO AL REVÉS.

51.             INTERNET PUEDE RESULTAR UNA HERRAMIENTA MUY ÚTIL O UN HÁNDICAP. PÓNGALO A SU SERVICIO Y NO SE CONVIERTA EN UN ADICTO.

52.             IR DEMASIADO DEPRISA OCASIONA ESTRÉS NEGATIVO Y PUEDE IMPLICAR ERRORES.

53.             LA MALA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO NOS ABOCA IRREMEDIABLEMENTE A LA EXTENSIÓN DE LA JORNADA LABORAL.

54.             LA PLANIFICACIÓN DEL DÍA DEBE TENER EN CUENTA:        

54.1.                  70% DEL TIEMPO PARA ACTIVIDADES PLANIFICADAS.            

54.2.                  20% DEL TIEMPO PARA ACTIVIDADES IMPREVISTAS. 

54.3.                  10% PARA TIEMPO CREATIVO Y/O ACTIVIDADES SOCIALES.

54.4.                  NO RECARGUE EL DÍA. SEA CONSECUENTE.

55.             LA POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS, CON SUS CONSECUENTES INTERRUPCIONES, TIENE UN EFECTO DE SIERRA, INCLUSO SI LA PERSONA SOLO ES DISTRAÍDA POR UN MOMENTO. 
SEGÚN ESTUDIOS DE U.S.A., SUMANDO EL TIEMPO EMPLEADO EN VOLVERNOS A PONER EN MARCHA, LA PÉRDIDA DE TIEMPO SUPONE UN PROMEDIO DEL 28% CADA DÍA.

56.             LIMITE LAS INTERRUPCIONES. FÍJESE UNAS HORAS PARA LAS VISITAS EXTERNAS Y SOBRE TODO PARA LAS INTERNAS.

57.             LLEVE CONSIGO LECTURA O SU P. C. PORTÁTIL PARA LAS ESPERAS EN AEROPUERTOS, GESTIONES CON LA ADMINISTRACIÓN, MÉDICOS, VISITAS, ETC.

58.             MANTENGA IMPECABLE SU MESA, SIN NINGUNA “TUMBA INDIA”.

59.             MANTENGA SU FORMA FÍSICA Y UNA DIETA EQUILIBRADA, PARA EVITAR LAS INOPORTUNAS ENFERMEDADES, ESTRÉS NEGATIVO, GRIPES, ETC.

60.             MANTÉNGASE MOTIVADO, PREMIÁNDOSE A SÍ MISMO, POR LOS OBJETIVOS QUE SE VAYAN CONSIGUIENDO.

61.             MODERE LAS EXPECTATIVAS DE LOS DEMÁS Y ENCUENTRE TIEMPO PARA USTED.

62.             NADIE PUEDE HACER TODO LO QUE DESEA TODO EL TIEMPO. POR LO TANTO, DEBEMOS SER CONSCIENTE DE QUE TENEMOS LIMITACIONES Y  HEMOS DE PRIORIZAR Y SELECCIONAR LO QUE VAYAMOS A HACER.

63.             NO HAGA AQUELLAS COSAS QUE NO PASA NADA SI NO SE HACEN.

64.             NO CONVIERTA CADA DECISIÓN EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, NI PIERDA EL TIEMPO DIVAGANDO. ACTÚE.

65.             NO DEJE ABIERTO EL CORREO ELECTRÓNICO. ÁBRALO DOS VECES AL DÍA, SALVO CASO DE VERDADERA EMERGENCIA.

66.             NO EJERZA UN EXCESIVO CONTROL SOBRE LOS DEMÁS. ES MUY FRUSTRANTE PARA ELLOS Y LE QUITA A USTED MUCHO TIEMPO.

67.             NO LE DÉ VUELTAS A UNA SOLUCIÓN O UNA CARPETA QUE NO ENCUENTRA. APROVECHE SU TIEMPO EN OTRAS CUESTIONES Y VUELVA MÁS TARDE EN SU BÚSQUEDA. LE SORPRENDERÁ LO FÁCIL QUE LE RESULTARÁ. A VECES NO VEMOS LO QUE TENEMOS DELANTE DE NOSOTROS.

68.             NO PROMETA ALGO EN UN TIEMPO DETERMINADO QUE NO ESTÉ SEGURO DE PODER CUMPLIR.

69.             NO SEA ADICTO AL TRABAJO. DEDIQUE EL TIEMPO ADECUADO A:

69.1.                  DESCANSAR.

69.2.                  DISTRAERSE.

69.3.                  FORMARSE (PSÍQUICA Y FÍSICAMENTE).

69.4.                  PENSAR.

69.5.                  PONERSE AL DÍA.

69.6.                  SER FELIZ Y HACER FELICES A LOS DEMÁS…

70.             NO TRABAJE A IMPULSOS, NI HAGA ENSEGUIDA, POR SISTEMA,  LO ÚLTIMO QUE LE HAYA LLEGADO, IGNORANDO LO ANTERIOR (OJOS QUE NO VEN, MENTE QUE OLVIDA…)

71.             NUESTRAS ESTIMACIONES DE LO QUE PODEMOS HACER EN UN TIEMPO DETERMINADO, SUELEN SER DEMASIADOS OPTIMISTAS Y / O AMBICIOSAS. SEAMOS REALISTAS Y APRENDAMOS DE NUESTROS ANTECEDENTES.

72.             ORGANICE SUS ARCHIVOS, FÍSICOS Y VIRTUALES PARA VOLVERLOS A ENCONTRAR CON FACILIDAD. NO SE PRESTA ATENCIÓN A ESTA LABOR POR CONSIDERARSE MUY SECUNDARIA, CON LA CONSIGUIENTE PÉRDIDA DE TIEMPO POSTERIOR EN LA BÚSQUEDA DE LOS DOCUMENTOS NECESARIOS.

73.             PARA ESTIMAR EL TIEMPO QUE PUEDE LLEVAR UNA ACTIVIDAD, TENEMOS QUE TENER EN CUENTA LA REGLA QUE NOS HA DADO LA EXPERIENCIA:
EL TIEMPO DISPONIBLE DETERMINA EL TIEMPO NECESARIO O ESTIMADO PARA LA ACCIÓN, Y NO AL REVÉS.

74.             PENSAMIENTOS Y ACTITUDES POSITIVAS NOS AYUDAN A CONSEGUIR MÁS ACCIONES DESEADAS EN MENOS TIEMPO.       
POR EL CONTRARIO, LOS PENSAMIENTOS Y ACTITUDES NEGATIVAS NOS LLEVAN A HACER ACCIONES INÚTILES E IMPRODUCTIVAS.

75.             PLANIFIQUE EL TRABAJO Y EL TIEMPO DE LA FORMA MÁS EFECTIVA POSIBLE, PLANIFICANDO Y ORGANIZANDO EL DÍA, LA SEMANA, EL MES, EL AÑO, ENTORNO A LOS OBJETIVOS / ACTIVIDADES PRIORITARIAS.

76.             PLANIFIQUE SUS CITAS (PROPIAS Y AJENAS).

77.             PREVEA UN TIEMPO PARA IMPREVISTOS (10%), SOBRETODO SI HAY OTRAS PERSONAS IMPLICADAS EN LAS ACCIONES.

78.             PRIMERO, SEPA DISTINGUIR LO IMPORTANTE DE LO URGENTE.   
SEGUNDO, SEPA DISTINGUIR LO QUE ES IMPORTANTE Y URGENTE PARA USTED Y LO QUE PUEDA SER IMPORTANTE Y URGENTE PARA OTROS. 
TERCERO,  ACTÚE EN CONSECUENCIA, MIRANDO POR SU TIEMPO.

79.             PROCURE LEER LO QUE DEBE MEMORIZAR DURANTE LA TARDE - NOCHE, YA QUE EL SUEÑO SIRVE PARA TRASLADARLO A LA MEMORIA LARGA.

80.             REALICE TODOS LOS DÍAS EL ANÁLISIS “A, B, C”: DELEGAR, ELIMINAR, HACER.

81.             RECIBA DE PIÉ A LAS VISITAS NO ESPERADAS O INOPORTUNAS. SI LE PREGUNTAN QUE SI MOLESTAN QUE VENDRÍAN OTRO DÍA, ESTABLEZCA SI LE CONVIENE ZANJAR LA CUESTIÓN EN ESE MOMENTO DE FORMA RÁPIDA, O SI ES MÁS INTERESANTE, PARA USTED, HACER UNA CITA POSTERIOR.

82.             RECONOZCA SUS LIMITACIONES Y NO INTENTE SER PERFECTO Y MUCHO MENOS PERFECCIONISTA.         
POR OTRO LADO NO SE PERMITA SER UN CHAPUCERO. SI ACTÚA COMO TAL EN CUALQUIER ACCIÓN / GESTIÓN, LO MÁS PROBABLE ES QUE LAS CONSECUENCIAS LE REVIERTA A USTED EN FRUSTRACIÓN O DUPLICIDAD DE ESFUERZOS.

83.             RECUERDE QUE LAS ACTIVIDADES PUEDEN RESULTAR IRRELEVANTES. SÓLO LOS RESULTADOS CUENTAN. SI ÉSTOS ÚLTIMOS NO COMPENSAN EL TIEMPO EMPLEADO, EL PERJUICIO SERÁ EVIDENTE.

84.             REDUZCA EL VOLUMEN DE SUS ESCRITOS E INFORMES A  LO ESTRICTAMENTE INDISPENSABLE. YA LE PEDIRÁN ACLARACIONES SI FUESEN NECESARIAS.

85.             REVISE PERIÓDICAMENTE SU GESTIÓN DEL TIEMPO. ENCONTRARÁ QUE CASI SIEMPRE ES POSIBLE UNA MEJORA.

86.             SEA ASERTIVO. APRENDA A RECONDUCIR FIRMEMENTE, PERO CON TACTO, TODO LO QUE PRETENDA DISTRAERLE DE LA ACTIVIDAD QUE ESTÉ DESARROLLANDO.

87.             SEA PRO- ACTIVO, NO RE – ACTIVO. COMPROBARÁ QUE NO EMPLEA (PIERDE) TANTO TIEMPO EN IR APAGANDO FUEGOS (RESOLVIENDO CRISIS).

88.             SEPA DISTINGUIR LA EFICACIA (HACER BIEN LAS COSAS IMPORTANTES), DE LA EFICIENCIA (HACER BIEN CUALQUIER COSA). DE ESA FORMA LAS CUESTIONES IMPORTANTES NUNCA SERÁN DESATENDIDAS.

89.             SIEMPRE QUE LE SEA POSIBLE, DUERMA UNA SIESTA DE MEDIA HORA, PARA QUE LA TARDE LE CUNDA TANTO COMO LA MAÑANA, EVITANDO LA SOÑOLENCIA, CIENTÍFICAMENTE DEMOSTRADA, DE LAS 14.00 A LAS 17.00 HORAS. NO TOME COMIDAS PESADAS, EN ESPECIAL DE LUNES A JUEVES. NO BEBA ALCOHOL HASTA LA SALIDA DE SU TRABAJO.

90.             SI ES ADICTO A DEJARLO TODO PARA EL FINAL SEPA QUE ES UN HÁBITO MUY PELIGROSO. TRABAJANDO DE PRISA SE COMETEN MÁS ERRORES, NO QUEDA TIEMPO PARA CORREGIRLOS Y SI HUBIESE IMPREVISTOS FALTARÁ TIEMPO.

91.             SIN LLEGAR A LA “BURROCRACIA”, PROCURE DAR LAS INSTRUCCIONES POR ESCRITO, PARA EVITAR MALENTENDIDOS Y POSTERIORES AVERIGUACIONES – INTERRUPCIONES.

92.             TENEMOS TIEMPO PARA TODO... PARA TODO AQUELLO QUE ES REALMENTE IMPORTANTE EN LA VIDA.

93.             TENER MUY PRESENTES LOS 100 PRINCIPALES LADRONES DEL TIEMPO O QUITATIEMPOS, PARA INTENTAR EVITARLOS.

94.             TENGA EN CUENTA EL DECÁLOGO DE LAS "CES" A LA HORA DE ESCRIBIR ALGO:

94.1.                  CIERTO.

94.2.                  CLARO.

94.3.                  COHERENTE.

94.4.                  COMPRENSIBLE.

94.5.                  CONCISO.

94.6.                  CONCRETO.

94.7.                  CONSISTENTE.

94.8.                  CONVINCENTE.

94.9.                  CORTO.

94.10.             CREATIVO.

95.             TENGA EN CUENTA LA “LEY DE PARETO”: EL 20% DE NUESTRAS ACTIVIDADES PRODUCEN EL 80% DE NUESTROS RESULTADOS. IDENTIFIQUE ESE 20% Y CONCÉNTRESE EN ÉL. DEDÍQUELE EL TIEMPO NECESARIO PARA HACERLO BIEN, SIN AGOBIOS.

96.             TRABAJE CON ASESORES Y PROVEEDORES QUE CUMPLAN CON SUS COMPROMISOS.

97.             TRATE DE EVITAR LAS VISITAS SOCIALES (LAS DE LOS DEMÁS Y LAS SUYAS) DURANTE LA JORNADA LABORAL, YA QUE, LO MÁS PROBABLE, ES QUE ELLO SUPONGA QUE DEBA ALARGARLA.

98.             USE LA REGLA DE "PREVENCIÓN, PREVISIÓN, ACCIÓN":

98.1.                  PREVENCIÓN: PREVER POR ADELANTADO LO QUE NOS PUEDE SUCEDER.

98.2.                  PREVISIÓN: TENER PREVISTA LAS ACCIONES NECESARIAS, POR EJEMPLO  EL PLAN DE CONTINGENCIA, PARA EVITAR LOS POSIBLES PROBLEMAS QUE LA PREVENCIÓN NOS HAYA SEÑALADO.       

98.3.                  ACCIÓN: LLEVAR A CABO LAS ACCIONES PREVISTAS.

99.             USE SU AGENDA DE FORMA INTELIGENTE, PARA EVITAR QUE LOS DEMÁS SEAN LOS QUE DETERMINEN COMO EMPLEA USTED SU TIEMPO Y EVITAR OLVIDOS IMPERDONABLES.

100.        UTILICE AL MÁXIMO LOS MOMENTOS DE DOBLE UTILIDAD: ASEO, EJERCICIOS FÍSICOS, LECTURA, PASEOS, TRANSPORTE, VACACIONES, VIAJES, VISITAS MÉDICAS, ETC.