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Daniel Suarez Ayala

Hotel Next Generation

Blog personal para escribir y opinar sobre todo aquello que gira alrededor de mi pasi贸n profesional: la industria hotelera moderna. Un blog donde regularmente comparto todos aquellos aspectos que considero interesantes para un rentable desarrollo de nuestro negocio, el sector de los hoteles y el turismo en general.

Daniel Suarez Ayala

Sistemas tecnol贸gicos en un hotel moderno 鈥 parte 2

Como ya brevemente coment茅 en la primera parte de esta serie de art铆culos dedicada a los sistemas tecnol贸gicos de un hotel (para situarse en contexto recomiendo leerla en este link, dentro de esta misma comunidad profesional de Hosteltur), pues tenemos un elemento que puede considerarse el 篓coraz贸n篓 central de todas nuestras herramientas inform谩ticas a nivel unidad hotelera. Y este es el sistema de gesti贸n de propiedad (en lo adelante PMS o聽Property Management System -por sus siglas y denominaci贸n t茅cnica en Ingl茅s-). El PMS es la aplicaci贸n inform谩tica que puede y suele integrar una amplia variedad de funciones en un establecimiento hotelero. Y es el sistema que sirve tanto para realizar un check-in en la recepci贸n de un hotel, como para consultar los datos de una habitaci贸n y emitir una factura, o para consultar las entradas y salidas de clientes que tenemos previstas en la jornada siguiente, entre otras muchas (much铆simas!) posibilidades.

Un PMS moderno, como los que desarrollan y ofrecen hoy por hoy las principales empresas especializadas de nuestra industria, suele ser un sistema modular, que se adapta f谩cilmente a las caracter铆sticas y diferentes necesidades del negocio en cuesti贸n (hotel individual, hotel englobado en una cadena, complejo de playa u hotel de ciudad o rural, hotel de segmento lujo o de clase econ贸mica, etc.); y cuya tecnolog铆a actualmente permite tener el sistema instalado en la ubicaci贸n f铆sica del cliente, o alojado de forma remota en servidores dedicados de la propia empresa proveedora del servicio.

Pero veamos a continuaci贸n la descripci贸n de algunos de los m贸dulos que habitualmente suelen ir asociados al PMS de un hotel, en aras de abarcar mejor toda la extensi贸n funcional de esta聽cuasi-indispensable聽herramienta hotelera:

  • M贸dulo de Reservas: este m贸dulo por lo general ofrece un completo abanico de prestaciones y caracter铆sticas, tales como hacer o actualizar reservas individuales, de grupo, manejar fechas tentativas para incentivos, confirmar o cancelar reservas ya existentes, bloquear capacidades de nuestro hotel, gestionar pagos anticipados, y muchas m谩s. Y sobre la importancia del m贸dulo de reservas, de su manejabilidad, de su adecuado dise帽o gr谩fico a la hora de manejar la informaci贸n, pues poco podemos decir que no sea incuestionable: es la puerta de entrada para los futuros ingresos del hotel, es la herramienta que nos proporciona nuestro聽booking聽diario y nuestras previsiones de ocupaci贸n. Por lo cual sin este m贸dulo bien concebido y dominado por parte de los usuarios en el hotel, sin este m贸dulo de nuestro PMS d谩ndonos valor a帽adido, pues la gesti贸n de nuestras reservas puede no ser todo lo eficiente que pudiera! (de lo cual se resentir谩 la rentabilidad del negocio en su conjunto).

Muy vinculados al anterior, en los sistemas de gesti贸n hotelera modernos nos encontramos los que pudi茅ramos llamar聽m贸dulos de gesti贸n de tarifas聽(o聽rate and revenue management modules聽en su denominaci贸n en Ingl茅s). Que no son otra cosa que aplicaciones enlazadas generalmente con nuestro PMS central, con las cuales controlamos tarifas, precios medios, previsiones de ingresos, etc., y cuyos an谩lisis y acciones conforman lo que en el sector habitualmente denominamos Revenue Management o Yield Management Hotelero -seg煤n el caso-.

  • M贸dulo de聽Front-Desk聽(o de Recepci贸n / Carpeta en t茅rminos Espa帽oles鈥): otro m贸dulo este evidentemente primario en todo PMS, ya que hablamos del que nos posibilita dar entrada y salida a un cliente en un hotel 鈥揷heck-in / check-out-, manejar los mensajes o determinados servicios para el hu茅sped tales como llamadas despertador a la habitaci贸n, tambi茅n es el m贸dulo que nos permite crear determinadas alertas e interactuar con otros departamentos internos de la unidad hotelera como son Gobernanta / Ama de Llaves, Alimentos y Bebidas, Servicios T茅cnicos, u otro dpto. funcional interno; tambi茅n es el m贸dulo que nos facilita igualmente el dar puntual seguimiento a variadas tareas operativas que desde la recepci贸n de un hotel se supervisan; etc.
  • M贸dulo de Habitaciones: aqu铆 estar铆amos hablando de la parte, dentro de nuestro sistema PMS, que nos ayuda a gestionar todo lo relacionado con la supervisi贸n y la limpieza de habitaciones, su estado puntual para elegir cuales pueden o no ser asignadas a nuevos hu茅spedes, el estado t茅cnico y el mantenimiento de las mismas, etc. Todo ello l贸gicamente fundamental a la hora de mantener una eficaz operaci贸n interna de toda la capacidad habitacional de la propiedad hotelera en cuesti贸n.
  • M贸dulo de Reportes: este m贸dulo es una magn铆fica funcionalidad que hoy en d铆a incluyen los avanzados sistemas de PMS hotelero, mediante la cual es posible generar varios cientos de reportes internos diferentes, de las m谩s 煤tiles variables de operaci贸n! (y con sus correspondientes lecturas estad铆sticas y comparativas). En algunos casos estos reportes pueden tambi茅n personalizarse pr谩cticamente sin limitaci贸n alguna (siempre y cuando los datos y las variables figuren en el sistema鈥), lo cual hace posible que el usuario hotelero profesional configure sus informes operacionales acorde a las necesidades espec铆ficas de la unidad o de la cadena gestora.
  • M贸dulo de Perfiles / Base de Datos: este productivo m贸dulo que la gran mayor铆a de sistemas PMS incluyen (acompa帽ado de unas excelentes caracter铆sticas que en numerosos unidades hoteleras no son aprovechadas), nos permite llevar un registro y archivo individual de todos los hu茅spedes o grupos alojados en un hotel, anotando detalles de contacto, membres铆as, preferencias personales, detalles de la estancia, ingresos, etc. Todo lo cual nos ayuda a configurar una base de datos con magn铆ficas potencialidades a la hora de realizar acciones de marketing y promoci贸n. Hoy en d铆a, cuando tantas empresas est谩n 篓luchando篓 en comunidades virtuales y redes sociales por aglutinar la mayor cantidad posible de seguidores y clientes, es significativo el observar qu茅 oportunidades de extender relaciones se han dejado escapar durante los 煤ltimos 15 a帽os 鈥損recisamente por no haber alimentado y mantenido adecuadamente las bases de datos de clientes en muchos hoteles!-.
  • Por 煤ltimo, no podemos describir un sistema de PMS moderno sin mencionar lo que ser铆an los聽m贸dulos administrativos聽(m贸dulo de caja y comisiones, m贸dulo de gesti贸n contable, etc.), los cuales nos permiten realizar funciones tan elementales para un hotel como por ejemplo aplicaci贸n de impuestos en factura, ajustes de precio / descuentos, nos permite igualmente contabilizar pagos a cuenta, manejar entre diferentes modalidades de pago tales como contado, tarjeta, cr茅dito, etc.; nos permiten estos m贸dulos asimismo enlazar con la base de datos contable del sistema en aras de consultar facturas anteriores, edad de la cuenta o de un pendiente, direcci贸n de env铆o de una factura, y un largo etc茅tera de cuestiones todas ellas de uso ineludible en el d铆a a d铆a profesional hotelero.

Y es por todo lo hasta ahora descrito que nuestro esquema de sistemas tecnol贸gicos de un hotel en estos momentos tendr铆a la siguiente apariencia gr谩fica:

O sea, ya he ubicado lo que en este caso es nuestro punto de partida: el PMS o聽Property Management System聽de una unidad hotelera. Siendo el esquema聽FINAL聽que obtendremos (una vez publique todos los art铆culos de esta serie,) el siguiente:

[ En este enlace creo que se podr谩 ver un poco mejor... ]

Como vemos, un amplio e integral recorrido el que todav铆a nos aguarda. El cual como coment谩bamos en la primera parte de esta entrega puede parecer algo complejo a primera vista... Pero interesante al abordarlo, progresivamente y por partes, para todo aquel hotelero que le guste ampliar, compartir e intercambiar conocimientos.

Para m铆 ser谩 un placer contar con vuestra atenta lectura, con sus comentarios e interacci贸n profesional, y con su valoraci贸n y sugerencias de posibles contenidos extra. Todo ello enriquecedor para este blog hotelero desde donde comparto con ustedes Wink聽.

Me despido con un cordial saludo hasta el pr贸ximo post,

DSA

Daniel Su谩rez Ayala

Tags: industria hotelera, hotel y tecnolog铆a, Consultor hotelero, tecnolog铆a hotel, consultora hotelera
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