La hotelería y las nuevas tecnologías

Para comprender en que puede beneficiar un motor de reservas o sistema de reservas a un hotel, lo primero que se debe entender es el significado de este término. Entendemos por motor de reservas un programa informático el cual, de forma automatizada, se encarga de gestionar, con ayuda del hotelero, las distintas reservas que se realizan en el medio digital (Internet). Este también es el encargado de proporcionar al hotelero información sobre estas reservas.

Antes de entrar en detalles sobre las ventajas que pueden ofrecer estos sistemas automatizados (motores de reservas), es necesario entender el contexto que propició la creación de este tipo de software. Los motores de reservas fueron diseñados inicialmente por las compañías aéreas para cubrir sus necesidades organizativas y las amplias demandas de venta de billetes a las que estaban sometidas. Pronto estas compañías diseñaron sistemas que, una vez estudiados y perfeccionados, automatizaban la gestión de billetes, desde su reserva hasta su entrega. Todo esto desembocó en nuevas formas de ventas las cuales no pasaron desapercibidas para otros sectores, entre ellos el hotelero.

Estos sistemas orientados a reservas han sido adaptados a distintos ámbitos, entre ellos el de la hostelería y han acabado englobando todo un conjunto de funcionalidades muy diversas. Para no generalizar de forma innecesaria, se comentarán algunos de los elementos que hacen de un software de reservas una gran herramienta para hoteles:

• Se sustituyen los tradicionales formularios de reservas por sistemas bien estudiados que se integran a la página web del hotel y todo ello, orientado a facilitar las ventas online y su incremento.
• Debido a su naturaleza, un motor de reservas suele presentar suficiente flexibilidad para adaptarse a distintas formas de trabajar de un hotel, de esta forma un mismo programa sirve para la gestión de reservas en distintos tipos de establecimientos.
• Se disminuye la carga de trabajo al relegar gran parte de la gestión de reservas a un sistema automatizado. Con estos sistemas un cliente puede verificar disponibilidad, ver precios, condiciones de reserva y reservar, y todo ello sin intervención del hotelero.
• Servicio de venta las 24 horas. Al ser un programa que gestiona las reservas online, se dispone de un trabajador incansable que trabaja de forma continuada.
• Disponibilidad de un panel de control desde el que controlar datos de reservas. Este tipo de datos, previamente preparados y estudiados, suelen presentar de forma resumida todo un abanico de información relativa a reservas útil para el hotelero.
• Seguridad elevada. Dado que en toda reserva se pueden manejar datos delicados (datos personales, números de tarjeta, números de cuenta, etc) estos sistemas suelen contar con una arquitectura muy trabajada para suplir estas necesidades.

Pese a estas ventajas, al igual que cualquier otra herramienta orientada al soporte de ventas hay que evaluar su rendimiento, esto se consigue en parte al calcular el incremento de beneficio producido por el motor de reservas menos el coste de la herramienta. También es importante valorar la disminución de trabajo producto de la integración de la herramienta, ya que una cantidad menor en tiempo de dedicación también es una disminución en costo de trabajo. 

Dicho esto y a modo de resumen, diremos que las formas de venta van evolucionando y que cada vez más, el adaptarse se convierte en  una necesidad. Una de estas nuevas formas de vender está en los motores de reservas, los cuales pueden ofrecer todo un conjunto de ventajas para un hotel. Pese a estas ventajas, decir que no todos los motores de reservas muestran un mismo grado de desempeño, por lo que hay que evaluar distintas herramientas y seleccionar la que mejor se adapte al modelo de negocio y a las expectativas del hotelero.

Jose Roig, analista-programador en Neobookings