YIELD and REVENUE MANAGEMENT

En el siguiente artículo voy a intentar establecer una líneas de trabajo que permitan realizar una gestión eficaz del overbooking. Como sabréis, la gestión del overbooking es una tarea compleja que precisa un meticuloso tratamiento, donde una mala planificación o una deficiente gestión conllevará una importante disminución de los beneficios.

¿El overbooking es bueno o malo? Esta es la pregunta que los propietarios me plantean cuando comenzamos una gestión profesionalizada del mismo. Para conseguir un rendimiento del 100% de la capacidad del establecimiento es imprescindible recurrir a técnicas avanzadas de control del overbooking. Sin embargo, una mala planificación estratégica podrían suponer importantes pérdidas económicas y de rentabilidad.

El primer paso que debemos tener en cuenta si queremos trabajar adecuadamente el overbooking es un estudio detallado del propio establecimiento. Este estudio debería ser lo más profundo posible y ofrecer, como mínimo, la siguiente información:

• Filosofía de establecimiento: cada establecimiento debería tener una filosofía clara sobre el overbooking y en muchos casos aunque se sabe de antemano que difícilmente se conseguirá un 100% de la ocupación sin jugar al overbooking se prefiere por una cuestión de imagen y prestigio.
• Tipología de establecimiento: no es lo mismo un hotel independiente, que tendrá que desviar a hoteles de su competencia, que una cadena hotelera, que puede jugar con el overbooking y desviar si es necesario entre sus propios hoteles; tampoco es lo mismo un hotel con características muy especiales -boutique, etc…- al que costará encontrar hoteles similares para un posible desvío; sin embargo, a un hotel “standard” le será más fácil desviar, si es necesario, sin molestar tanto a su cliente.
• Planificación de estrategias por temporada: lógicamente, seremos más arriesgados en temporada baja, donde la ciudad tiene mucha oferta y disponibilidad, y más cautos en temporada alta o fechas de grandes eventos, porque nos costará más encontrar establecimiento donde desviar sin perder dinero.
• Días de la semana: es importante conocer los días de la semana que tenemos históricamente mayor ocupación, así como los que tiene mayor disponibilodad.
• Cupos de habitaciones: es necesario estudiar con anterioridad al overbooking un día en concreto, si nos quedan mucho cupos por entrar de AAVV y/o TTOO.
• No shows/Cancelaciones previstas: es preciso estudiar los porcentajes de media que hemos tenido en el pasado.
• Número de entradas: tampoco será lo mismo si el día X que vamos a hacer overbooking tiene muchas entradas previstas -Check in- o pocas. Si tenemos muchas entradas previstas, hay mas posibilidades de No Shows, sin embargo, un día con pocas entradas y el establecimiento muy lleno, lo mas probable es que lleguen todos los clientes.
• Llegadas segmentación: también debemos tener en cuenta que no será lo mismo si las llegadas (check in) son de AAVV, o Internet etc…

Los campos descritos anteriormente deberían servirnos como base para labrar nuestra estrategia. Para obtener una información más precisa, deberíamos tener información de, por lo menos, los dos años anteriores al actual. Como observaremos, se cumple aquí una de las máximas de una correcta gestión del Revenue “disponer de un histórico de datos lo más detallado posible”.

Llegados a este punto, podemos comenzar a establecer comparativas entre los campos antes mencionados y especialmente en función de los días de la semana, sin descuidar los posibles eventos destacados (fiestas, conferencias, espectáculos deportivos, etc). Aunque suene reiterativo, es muy importante alcanzar el máximo grado de detalle posible, ya que solo de esta manera conseguiremos controlar la previsión de overbooking y, por consiguiente, mejorar la rentabilidad de nuestro establecimiento.

A continuación presento una tabla a modo de ejemplo con información diaria obtenida de un histórico de datos. En este ejemplo hemos considerado un establecimiento de 53 habitaciones en el mes de julio del año X.

(Oc: Ocupación; Lib: Libres; Free: Regaladas; Tot Oc: Total ocupación; CXL: Cancelación; % Ocu: % Ocupación; % CXL: % Cancelación; No show: No presentados)

Con esta información podremos establecer nuestra planificación diaria y saber las habitaciones disponibles para overbooking para cada día de la semana. Como podemos observar en la tabla anterior, para el primer día de julio tenemos un 5,66% de cancelaciones (%CXL) lo que supone un total de 3 habitaciones de overbooking para este día del mes de julio del año X. Si suponemos que estamos en el año X+2, podremos establecer nuestra estrategia de overbooking en función de los históricos anteriores (año X y año X+1). Un detalle importante a tener en cuenta es que la comparativa de días debería ser siempre en los mismos días de la semana, es decir, primer lunes del mes de julio del año X vs primer lunes de julio del año X+1 vs primer lunes de julio del año X+2:

Año

X

X+1

X+2

Día/Mes (Día semana)

01/07 (Lunes)

02/07 (Lunes)

03/07 (Lunes)

CXL

3

3

?

% CXL

5,66%

5,56%

?

Hab. Overbooking

3

3

?

 En este ejemplo podríamos considerar que lo más adecuado sería disponer de 3 habitaciones de overbooking para el año X+2. Ahora bien, debería tenerse en cuenta que esto es solo un ejemplo para un establecimiento Standar donde, para gestionar correctamente el overbooking, únicamente precisamos recurrir al histórico de datos. En la mayoría de casos, es necesario recurrir a los campos anteriormente detallados: filosofía, tipología de establecimiento, planificación por temporadas, cupos de habitaciones, etc.

Meritxell Pérez Vilalta

Directora General de Hotelsdot.com